Beide handelingen doet u bij een stilstaand voertuig, met het contact aan. De bedrijfskaart is vijf jaar geldig; een vervolgkaart kunt u ten vroegste zes maanden voor de vervaldatum aanvragen.
Zodra u de bedrijfskaart voor het eerst insteekt, meldt uw bedrijf zich aan op de tachograaf. Daarmee gaat de bedrijfsvergrendeling aan: vanaf dat moment zijn de gegevens die het apparaat opslaat afgeschermd voor andere bedrijven. Zonder vergrendeling kan een volgende gebruiker van het voertuig bij uw ritgegevens, en die van uw chauffeurs.
Doe dit dus meteen als het voertuig in gebruik wordt genomen, niet pas als u de gegevens nodig heeft.
Zet het voertuig stil en het contact aan. Houd de combitoets van sleuf 1 of sleuf 2 minstens 2 seconden ingedrukt. De kaartlade schuift naar buiten. Voor de bedrijfskaart mag u zelf kiezen welke sleuf u gebruikt.
Klap het afdekplaatje voorzichtig neer, leg de kaart erin met de chip naar boven en de pijl naar voren, klap het plaatje terug en schuif de lade in tot hij vastklikt. Het apparaat leest de kaart nu uit.
Ongeveer 3 seconden lang ziet u de naam op de kaart, de plaatselijke tijd en de UTC-tijd. In de zomer schelen die twee uur. Druk in deze fase op geen enkele toets.
Normaal heeft onze werkplaats dit bij de kalibratie al ingevoerd en slaat het apparaat deze stap over. Vraagt hij er toch om, kies dan met de pijltjestoetsen en bevestig met OK.
Dit is het moment waar het om draait. U ziet een van deze twee meldingen:
Firma is Duits voor bedrijf; dat woord staat zo op het scherm. Firma aangemeld betekent dat de vergrendeling nu geactiveerd is. Reeds aangemeld betekent dat dit voertuig al op uw naam stond, ook goed.
Het apparaat staat nu in de bedrijfsmodus en toont de standaardweergave. De vergrendeling blijft actief tot u hem zelf opheft, ook als u de kaart eruit haalt.
Haal de bedrijfskaart er daarna weer uit en laat hem niet in het voertuig liggen. Op de vraag Firma afmelden? antwoordt u nu Nee, anders zet u de vergrendeling meteen weer uit.
Er zijn twee bronnen die u moet uitlezen, en dat is precies waar het bij controles misgaat. Mensen lezen alleen de bestuurderskaart uit en vergeten het geheugen van het apparaat zelf. Waarom dit verplicht is en wat u riskeert, leest u in tachograaf uitlezen: elke 28 en 90 dagen verplicht.
Voor allebei heeft u de bedrijfskaart nodig. Dat verrast veel mensen bij de bestuurderskaart, maar het staat zo in de toegangsrechten van de tachograaf: met alleen een bestuurderskaart erin kunt u die kaart niet uitlezen. Zet de bedrijfskaart dus in de ene sleuf en de bestuurderskaart in de andere.
De bedrijfskaart gaat er altijd in, want die geeft toegang tot de gegevens. Wilt u ook een bestuurderskaart uitlezen, dan zet u die in de andere sleuf.
Op het schermpje van de downloadkey stelt u in of u de kaartgegevens of het massageheugen wilt. Doe dit voordat u hem insteekt.
Klap het afdekklepje van de frontinterface omhoog en steek de downloadkey erin. Het downloaden begint automatisch. Op het display verschijnt een draaiend symbool zolang de overdracht loopt.
Sluit het klepje na afloop, zodat er geen stof of vocht in de aansluiting komt. Zet de bestanden daarna in uw softwarepakket. Elk bestand krijgt een digitale handtekening, zodat later te controleren is dat het compleet en echt is.
Bewaar de gegevens minimaal 52 weken. Een map op een usb-stick in het handschoenenkastje voldoet niet: raakt die kwijt, dan kunt u bij een controle niets aantonen.
Naast de vaste termijnen leest u ook uit bij verkoop van het voertuig, bij uit bedrijf nemen en bij vervanging van de tachograaf. Daarna zijn de gegevens niet meer op te halen, en u blijft wel verplicht ze te kunnen tonen.
Verkoopt u de bus, of loopt de huur- of leaseperiode af, dan meldt u uw bedrijf af. Doe dit pas nadat u de gegevens heeft uitgelezen.
Steek de bedrijfskaart in, houd de combitoets 2 seconden ingedrukt en wacht tot de vraag verschijnt:
Kies Ja en bevestig met OK. Uw bedrijf is nu afgemeld en de bedrijfsvergrendeling staat uit. Kiest u Nee, dan blijft de vergrendeling staan.
Uw eerder opgeslagen gegevens blijven ook na het afmelden afgeschermd voor een ander bedrijf. Alleen wat er daarna nieuw wordt vastgelegd, is niet meer afgeschermd.
Wilt u dit helemaal niet zelf doen? Met een remote tacho-oplossing haalt een kastje in het voertuig de gegevens vanzelf op volgens een schema, en kunt u de termijnen niet meer vergeten. Zit de communicatiepoort van uw tachograaf nog dicht, dan kunnen wij die los voor u openen.
De bestuurderskaart is de pas van de chauffeur en gaat tijdens het rijden in het apparaat. De bedrijfskaart is de pas van u als eigenaar; daarmee zet u het voertuig op naam van uw bedrijf en krijgt u toegang tot de opgeslagen gegevens. Met de bedrijfskaart mag u niet rijden.
Door uw bedrijfskaart in te steken meldt uw bedrijf zich aan op de tachograaf. Vanaf dat moment zijn de gegevens die het apparaat vastlegt afgeschermd voor andere bedrijven. Zonder die vergrendeling kan een volgende gebruiker van het voertuig bij uw ritgegevens.
Normaal niet: onze werkplaats voert land en kenteken in bij de kalibratie. Vraagt het apparaat er toch om, let dan goed op. U kunt het kenteken maar één keer zelf invoeren en het moet exact kloppen; wijzigen kan daarna alleen nog bij een erkende werkplaats met werkplaatskaart.
Nee, en dat geldt voor allebei. De toegangsrechten van de tachograaf staan uitlezen alleen toe met een bedrijfskaart, controlekaart of werkplaatskaart. Ook een bestuurderskaart uitlezen lukt dus niet met alleen die kaart erin: zet de bedrijfskaart in de ene sleuf en de bestuurderskaart in de andere.
De meest voorkomende oorzaak is dat er twee bestuurderskaarten in het apparaat zitten. Dan vindt er geen gegevensoverdracht plaats. Haal er een uit en probeer opnieuw. Controleer ook of u op de downloadkey de juiste bron heeft gekozen.
Firma is Duits voor bedrijf; dat woord staat zo op het scherm van de VDO. Firma aangemeld betekent dat uw bedrijf zich zojuist heeft aangemeld en dat de bedrijfsvergrendeling nu actief is. Ziet u Reeds aangemeld, dan stond het voertuig al op uw naam.
Deze drie artikelen horen bij elkaar. Samen dekken ze wat er moet, hoe u het doet en waar het in de praktijk misgaat.
De informatie op deze pagina is gebaseerd op de hieronder genoemde officiële bronnen en is bedoeld als algemene voorlichting. Geen juridisch advies. Voor uw eigen situatie zijn het RDW, de ILT of een transportjurist leidend.