Kennisbank/Uitlezen

Tachograaf uitlezen: elke 28 en 90 dagen verplicht

Met de inbouw bent u er nog niet. Vanaf dat moment moet u de gegevens periodiek ophalen en een jaar bewaren. Dit artikel legt uit hoe vaak dat moet en welke twee manieren er zijn om het te regelen.

De kern

Twee termijnen om te onthouden

Een digitale tachograaf houdt bij hoe er gereden is, maar dat is pas het halve werk. De wet verplicht u om die gegevens er ook periodiek uit te halen en te bewaren. De Inspectie Leefomgeving en Transport noemt twee termijnen:

“Minimaal elke 28 dagen van de bestuurderskaarten en minimaal elke 90 dagen voor de voertuigunits.”— Inspectie Leefomgeving en Transport, over digitale inspecties wegvervoer

De bestuurderskaart is de pas die de chauffeur in het apparaat steekt. Die moet dus elke vier weken worden uitgelezen. De voertuigunit is de tachograaf zelf, het kastje in het dashboard. Dat geheugen moet minstens elk kwartaal leeg worden gehaald.

Beide termijnen zijn maximums. Eerder uitlezen mag altijd en is verstandig, want een bus die twee weken in het buitenland staat haalt de termijn anders zo maar niet.

Bewaarplicht

Een jaar bewaren, ook als er niets aan de hand is

Uitlezen alleen is niet genoeg. De gegevens van de tachograaf en de bestuurderskaart moet u ten minste 52 weken bewaren. Bij een bedrijfscontrole kan de ILT die opvragen, ook over ritten van maanden geleden.

In de praktijk betekent dat: de bestanden komen van het uitleesapparaat af en gaan een softwarepakket in dat ze archiveert. Een map op een usb-stick in het handschoenenkastje voldoet niet, want raakt die kwijt, dan kunt u niets aantonen.

Haalt u de termijnen niet, dan is dat een overtreding waarop de ILT handhaaft, langs de weg en bij een bedrijfscontrole. Wat u verder riskeert bij een controle leest u in ons artikel over de boetes voor een ontbrekende of niet-kloppende tachograaf.

De oplossing

Zelf uitlezen of op afstand

Er zijn twee manieren om aan de verplichting te voldoen. Welke het beste past hangt vooral af van het aantal voertuigen en of ze regelmatig op de zaak komen.

1. Zelf uitlezen met een downloadkey

Een downloadkey is een apparaatje dat u in de tachograaf steekt. Het neemt de gegevens over en slaat ze op tot u ze op de computer zet. De bestuurderskaart leest u met hetzelfde apparaat uit. De VDO downloadkey die wij leveren kost € 299 ex btw, werkt op alle merken en typen tachografen en heeft een kleurenscherm waarop u ziet wat er gebeurt.

Let op: dit is het apparaat waarmee u de gegevens ophaalt. Software om ze te bewaren en te analyseren leveren wij niet. Die neemt u af bij een softwareleverancier, en zonder zo’n pakket kunt u de bestanden niet inzien.

Praktisch als u een handvol voertuigen heeft die regelmatig op de zaak staan. U moet er wel zelf aan denken, elke 28 en 90 dagen. Hoe u de downloadkey aansluit en wat u op het scherm ziet, staat stap voor stap in tachograaf op naam zetten en uitlezen.

VDO DLK Smart Download Key, het uitleesapparaat dat Tacho Nederland levert voor het uitlezen van tachograaf en bestuurderskaart
De VDO downloadkey zoals wij hem leveren. Geschikt voor de slimme tachograaf DTCO 4.1.

2. Op afstand uitlezen

Bij een remote tacho-oplossing komt er een kastje in het voertuig dat de gegevens zelf ophaalt volgens een schema. U hoeft dan niet meer met een apparaat langs de bussen en u kunt de termijnen niet vergeten. Wij leveren MiTacho van Moving Intelligence voor € 339 ex btw, inclusief montage. Het uitleesabonnement loopt bij de softwareleverancier en kost € 15,95 ex btw per maand.

Interessant zodra u meerdere voertuigen heeft of als ze weinig op de zaak komen. Heeft uw voertuig al een tachograaf waarvan de communicatiepoort dichtstaat, dan kunnen wij die los voor u openen.

Kiezen

Wat past bij u?

  • Eén of twee bussen die dagelijks op de zaak staan. Een downloadkey volstaat. Zet de twee termijnen in de agenda en u bent klaar.
  • Voertuigen die weken achtereen onderweg zijn. Op afstand uitlezen, anders haalt u de termijn van 28 dagen simpelweg niet.
  • Meerdere chauffeurs op wisselende bussen. Op afstand uitlezen, want anders moet u alle kaarten los bijhouden.
  • U besteedt de administratie uit. Vraag uw administratiekantoor welke bestanden zij willen ontvangen; dat bepaalt vaak welk softwarepakket handig is.

Bij een offerte-aanvraag kunt u beide opties aanvinken, dan staan ze meteen op uw offerte. Weet u het nog niet? Zet het in de opmerkingen, dan bellen we u erover.

Offerte aanvragen

Veelgestelde vragen

Tachograaf uitlezen: veelgestelde vragen

Hoe vaak moet ik mijn tachograaf uitlezen?

De bestuurderskaart moet minimaal elke 28 dagen worden uitgelezen en de voertuigunit, de tachograaf in het dashboard, minimaal elke 90 dagen. Dat zijn maximumtermijnen: eerder mag altijd, later niet.

Hoe lang moet ik de uitgelezen gegevens bewaren?

Minimaal 52 weken, dus een jaar. De Inspectie Leefomgeving en Transport kan bij een bedrijfscontrole om die gegevens vragen, ook over ritten van maanden geleden.

Geldt dit ook als ik maar af en toe rijd?

Ja. De termijnen hangen aan de kalender, niet aan het aantal ritten. Staat de bus een maand stil, dan loopt de termijn van 90 dagen voor de voertuigunit gewoon door. Voor de bestuurderskaart geldt de termijn van 28 dagen zodra er mee gereden is.

Wat heb ik nodig om zelf uit te lezen?

Een downloadkey: een apparaatje dat u in de tachograaf steekt en dat de gegevens overneemt. De bestuurderskaart leest u met hetzelfde apparaat uit. Daarnaast heeft u software nodig om de bestanden te bewaren en te bekijken; die levert de softwareleverancier, niet wij.

Kan ik het uitlezen ook automatisch laten doen?

Ja, met een remote tacho-oplossing. Er komt dan een kastje in het voertuig dat de gegevens op afstand ophaalt volgens een schema. U hoeft dan niet meer met een downloadkey langs de bussen. Daar zit wel een maandelijks abonnement bij de softwareleverancier aan vast.

Wat gebeurt er als ik de termijnen niet haal?

Het niet naleven van de uitleestermijnen is een overtreding waarop de ILT handhaaft, zowel langs de weg als bij een bedrijfscontrole. U kunt dan bovendien niet aantonen hoe er gereden is, wat het lastig maakt om andere verwijten te weerleggen.

Serie

Uitlezen en bewaren, in drie delen

Deze drie artikelen horen bij elkaar. Samen dekken ze wat er moet, hoe u het doet en waar het in de praktijk misgaat.

  1. 1Waarom en hoe vaakDe termijnen van 28 en 90 dagen, de bewaarplicht van 52 weken en wat u riskeert.u leest dit nu
  2. 2Op naam zetten en uitlezenBedrijfskaart erin, de vergrendeling aan, en uitlezen met de downloadkey.Lees verder →
  3. 3De kaart van de chauffeurElke 28 dagen, en alleen met de bedrijfskaart erbij.Lees verder →
Verantwoording

Bronnen op deze pagina

De informatie op deze pagina is gebaseerd op de hieronder genoemde officiële bronnen en is bedoeld als algemene voorlichting. Geen juridisch advies. Voor uw eigen situatie zijn het RDW, de ILT of een transportjurist leidend.

Twijfelt u of de plicht voor uw voertuig geldt?

Doe de gratis tachograafplicht-check of vraag direct een offerte aan. U plant uw afspraak daarna online zelf in.

Doe de check →Offerte aanvragen
Meer uit de kennisbank

Verder lezen

← Terug naar het kennisbank-overzicht